企业数字化转型如此重要,但它的利器在哪里?
2018-01-03 10:02:53
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曾有学者做过比喻:人类正在进行有史以来第二次最重要的迁徙:第一次是数万年前祖先走出非洲,如今则是从物理世界“移民”至数字世界。

这种迁徙是全方位的,也包括人们每天耗费最长时间的生存样式:工作,拿工作中最常见的沟通协作来说,人类在线上的协作时间已经超过线下。如果经济学家科斯是对的:企业存在的目的就是将时间,争论和错误等“交易成本”最小化,那么当“数字化生存”势不可挡,作为人类最重要的经济协作体系,公司必须尽快完成数字化转型。

宏观来看,所谓数字化转型是一场由AI,大数据和云三个彼此交融的技术驱动的创新浪潮。任何敏感于未来趋势的领导者,都在思考如何用这一波智能革命优化内部流程,给员工赋能——将协作体系的很大一部分,“移民”至数字世界。

根据IDC发布的一份报告:2017 年底,70%的世界500强都将拥有专门的数字化转型和创新团队;预计截至2019年,在数字化转型方面的投资将达到2.2万亿美元,比今年多出将近 60%。

但问题是,转型需要工具,它在哪?

过去许多年,提及“线上办公工具”,多数人想到的就是个人版Office。但就在12月29日,微软官方突然发布了一组关于Office 365的微博和微信手绘图,对外呈现了他们认为的“现代化办公场景”。许多人这才豁然开朗,原来相比自认为已轻车熟路的个人版Office,Office 365才是更高阶的存在。

事实上,正如海尔集团首席执行官张瑞敏所言,在不确定性的时代,“企业即人,人即企业”——企业最重要的资产,就是员工个人的生产力,以及他们协作产生的群体智慧。而微软对Office 365的定位,就是一个集大成的“生产力解决方案”。

也在最近,美国投行的一份研究报告称,2020年微软市值有望突破1万亿美元,分析师得出这一结论的重要依据之一,正是Office业务,尤其Office 365的迅猛增长。

于是人们不禁要问,它的秘密是什么?

协作,以及移动协作

在微软的期许中,Office 365将从“协作,移动,智能,可信”四个维度,助力企业实现数字化转型。

先说协作。

你知道,工业时代“螺丝钉式”的雇佣方式,已日趋不适应互联网时代的“群体性决策”——与5年前相比,员工从事“协作”(会议,电话,邮件等)的时间增加了约50%,且协作工作占据了工作时间的80%以上。加之整个社会系统分工协作的细化(经济的日趋繁荣从来都和人类不断推动分工细化有关),以及办公场景的多样化,如今企业的协作方式也与过去大不相同:譬如团队是正式员工和供应商的混搭;团队中的员工分散在全国甚至全球各个角落。

也因如此,不少公司开始借助多种协作工具,如语音和视频会议和企业级社交等,但协作工具过于分散,也给企业带来了至少两种麻烦:第一,不同公司孤立的App需要多个帐户登录,难以共享和查找相关信息。第二,有碍统一管理,关键信息存在泄露风险——不少公司曝光的小道消息,大多源自于此。

而Office 365致力于为每家公司,每种协作方式,提供安全可管理的整体性解决方案,随便举几个例子:对于Outlook,职场人再熟悉不过,但你或许有所不知,Outlook能快速共享电子邮件和事件,以云附件的形式轻松分享OneDrive文件,并提供共享,创建和查找内容的无缝连接;再比如,Microsoft Teams或许是团队工作中最佳的“聊天室”,能为每个团队定制所需的内容和功能,并提供企业级保护的安全保障;此外,在群策群力上,SharePoint能让个人,团队和组织跨设备进行内容的协同编辑和共享。

而这种协作,很多时候是在移动场景下完成的。

遵循着与PC相似的演化路径,在经历“生活”阶段之后,移动互联网也开始步入“生产”阶段。移动互联网时代,工作时间与非工作时间的界限变得模糊,无论你是否喜欢,随时随地,不被设备所限处于“on line”状态,是职场人的基本素养。就像微软CEO Satya Nadella所言:“数字化体验正通过各种设备、屏幕和传感器扩散开来,用户体验不再局限于一个设备上,而是跟随用户而行。数字化将是一个多感官体验,可能用户体验从一个设备上的触屏开始,在另一个设备上以语音交互和数字墨水方式结束。”

坦率地讲,移动是Office过去的弱项。好在它也在不断迭代,Office 365就提供满足多种移动场景的APP,还拿Outlook举例,它在移动端的用户体验上做的颇为出色,能给用户一种“熟悉感”,且可以管理Outlook和其他邮件帐户和日历,以及链接Exchange Online和Gmail的任何邮件帐户;再比如,专门为移动端优化的“职场三大件”——Word,Excel和PPT,能让像我这种自由撰稿人,在任何地方浏览文件,修改稿件,也可从云端安全地访问任何文件。

可信的智能服务

当然,效率的跃升,离不开智能的加持。令人欣喜的是,微软全球研发投入的上百亿美元中,至少半数用在AI领域——这也让Office 365直接将办公体验带到了智能时代。

譬如,微软在AI领域的“当家花旦”小娜(Cortana)的“入驻”,让过去冰冷的工具软件拥有了“私人秘书”属性,小娜与Office 365的嫁接,能帮你准备会议,了解与你协作的人员,提醒你接下来的行程。

再比如,用户与Office的交互方式也将革新。初入职场的你,一定有过这种经历:面对Office密密麻麻的菜单功能,就是找不出自己想用的那一个。而如今全新的Office 365,你只需在一个固定位置,用自然语言查询所需功能即可。

这让我想到,AI在Office 365中对职场人最大的福祉,无疑是让“职场三大件”变得更具智慧。拿Excel来说,要知道人类是视觉动物,大脑更偏爱拥有画面感的信息,右脑对于图像的记忆速度要比左脑记忆抽象文字快100万倍——BI工具能力的不断增强,让如今的Excel可以分析数百万行数据,并利用多种图表可视化方式,呈现财务以及地理空间等多层级数据;此外,PPT也因自动翻译等功能的加入,变得不再那么令人头大……

最后,关于Office 365,必须提及的就是“可信度”。就像未来学者凯文·凯利所言:“新经济始于技术,终于信任”——信任程度越高,现代商业的运作效率就越快。

在可信度方面,由于不少老一代管理者对“云端”存在天然抵触,Office 365也可谓费尽心血。譬如在技术层面,通过各种安全实践(如渗透测试和深度防御等),加密手段,多重身份验证,反垃圾邮件/防病毒等,构筑了一道强大的网络防护打造安全堡垒。而在隐私方面,据悉,Office 365数据将被保存在中国境内,且会与其他微软公有云服务完全分开(由世纪互联运营),技术支持团队也没有权限访问用户核心数据(如电子邮件和文档正文),与用户相关的隐私数据以及可特定某用户的数据被定义为受限数据。此外,Office 365也希望通过监控服务,在多个数据中心保留副本,明确告知客户数据位于何处等手段,最大程度保证服务的透明化。

所以综上所述,“协作,移动,智能,可信”是Office 365的追求,也是微软提倡的“Modern Workplace”概念的真正意涵。

微信+微软

而在我看来,Office 365近期添置的一项功能,称得上是这四大特性的“集大成者”,那就是与微信合作的微助理。

今年11月,微软宣布Office 365 微助理正式商用——这是微软创立43年以来第一个由中国研发团队研发的Office产品,它当然代表着微软在移动生产力领域的持续深耕,更重要的是,这种接地气的务实姿态,也令不少国内职场人感到欣喜。

要知道,作为国民应用,很多职场人都将微信视作工作必需品,它确实极大降低了沟通成本,但弊端也显而易见,譬如当你每天无数次穿梭于微信,邮件,电话,短信和各种应用之间,难免让人产生混乱;另外,员工可能有所不知,在一个信息泄露如此严重的时代,企业IT部门也要为如何确保基于聊天的交流和数据的安全,可追踪和可管理大费脑筋——针对个人与企业两端的不同痛点,Office 365 微助理将微软Office 365的生产力服务扩展到了微信平台,用户和企业既能继续使用他们最熟悉的通信工具,又能得到Office 365提供的更高水平的生产力和团队协作能力,以及安全性保障。而“协作,移动,智能,可信”四个特性,也被深刻烙印在了Office 365 微助理上。

篇幅所限,随便举几个例子。

譬如在智能方面,Office 365 微助理的智能通知(intelligent notifications)功能可帮助用户更高效地管理信息,用户不但能及时收到邮件和会议提醒,还能在组织内迅速查找联系人,文件和邮件。另外,它还能提供对最近打开的文档或常用联系人的快速访问,智能识别图片信息,生成可编辑的PowerPoint文档,极大提升人们在微信上的生产力。

在协作方面,Office 365 微助理能提供安全的文档共享服务,基于AI的智能会议调度及任务协调功能,可显著促进团队协作效率。用户可通过多种方式与他人沟通,包括使用企业通讯簿快速查找特定联系人,通过身份同步(ID sync)自动将Office 365联系人同步到企业通讯簿中,还能够借助上文提及的OneDrive安全共享文件,所有讨论交流都可以自动存档,便于以后参考使用。

而在安全层面,拜Office 365 微助理所赐,企业可以对数据访问权限进行更妥善的管理。微信从此可以得到企业级的数据保护,静态数据和传输中的动态数据都能得到增强保护。收到文档的用户需要具有相应权限才能对文档访问和共享,对于保密文档,用户浏览文件时会自动添加水印,同时禁止文档转发。

所以不难发现,借助微软强大的生产力加持,微信这款国民应用也变得更具黏性。

结语

行文至最后,我突然想到作家吴晓波讲过的一段往事。多年前,他刚入职新华社不久,用高出工资很多的钱买了台电脑,这让办公室里的老家伙们颇为不解,用纸笔难道写不了文章?后来,由于在电脑上写作效率激增,吴晓波买电脑的投入,很快就通过写作赚了回来,且日趋将那些老家伙们甩在了身后。

没错,历史上每种促进效率的新工具诞生,都在进行人群的分野——人们就此划分为“会用它的”和“不会用它的”,而率先拿起新工具的人,总会走在竞争者前面。我相信,就像当年最早接触到Office的人极大提升了个人生产力,如今当更高阶的Office 365诞生,也会让使用者拉开与其他竞争者的差距——尤其在商业剧烈动荡的年代,无论是企业寿命,产品周期,还是争夺用户的时间窗口,无一不在迅速缩短,这个时候,率先拿起新工具,就变得无比重要。

而真正令人欣喜的是,遵循着早年Office的扩散路径,Office 365也正在完成从“尝鲜者”向“所有人”的拓展:过去三年,Office 365业绩实现了持续3位数的增长,放眼全球市场,企业用户已超过1.4亿,其中85%的财富500强企业选择将Office 365视作数字化转型的踏板。

看来历史再一次证明:那些率先惠及一部分人的效率工具,最终,一定会惠及到所有人。

李北辰/文

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